El encabezado consta de Tipo de Transacción, Número de Comprobante, Tipo de Comprobante, Cliente, Fecha de Transacción, Días de Vencimiento, Fecha de Vencimiento y Número de Bodega (a la cual se afectará con el ingreso o salida de los artículos descritos en el detalle de la transacción).
El cuerpo de la transacción consta de Cantidad, Artículo, Código, Precio, Iva y Subtotal. Para ingresar un artículo, basta con posicionar el cursor del ratón en la primera línea de factura e ingresar una cantidad, entonces automáticamente se crea una nueva línea, luego, tanto Artículo como Código muestran campos de selección para facilitar el ingreso de datos, tal como se muestra en la siguiente pantalla:
Adicionalmente la factura muestra en su parte inferior una serie de características organizadas en grupos que se muestran a continuación:
Notas
En esta pantalla se puede ingresar una Nota explicativa de la factura; el Vendedor se escoge de una tabla previamente ingresada en Roles de Pago; el Centro y Subcentro de Costo también se definen con anterioridad en una tabla; el Comprobante es útil en las Devoluciones pues muestra el número de factura a la que están afectando las mismas.
Pago
Se define un nombre de forma de pago y se asigna una cuenta contable para que cada vez que se realiza una factura con determinada forma de pago, afecte a determinada cuenta; el precio puede ligarse a una forma de pago, esta opción es de utilidad cuando por pagos de contado se tiene un precio rebajado y por crédito un precio normal.
El botón de Pagos lleva a la pantalla de Cuentas por Cobrar, siempre y cuando la factura este seteada a Crédito.
En Recibido, se ingresa el valor que el Cliente entrega por la compra; al digitar el botón Vuelto aparecerá la diferencia del Recibido contra el valor de la factura. En el caso de facturas de venta, a lado del botón Vuelto aparece un campo para escoger el precio al que se desea vender (PVP, Distribuidor, etc.) y el botón
Aquí se define la Forma de Pago de la factura, si es al Contado o Crédito, en Efectivo, Cheque, o si se requiere se puede crear nuevas formas de pago a través del botón que lleva a la siguiente pantalla:
Se define un nombre de forma de pago y se asigna una cuenta contable para que cada vez que se realiza una factura con determinada forma de pago, afecte a determinada cuenta; el precio puede ligarse a una forma de pago, esta opción es de utilidad cuando por pagos de contado se tiene un precio rebajado y por crédito un precio normal.
El botón de Pagos lleva a la pantalla de Cuentas por Cobrar, siempre y cuando la factura este seteada a Crédito.
En Recibido, se ingresa el valor que el Cliente entrega por la compra; al digitar el botón Vuelto aparecerá la diferencia del Recibido contra el valor de la factura. En el caso de facturas de venta, a lado del botón Vuelto aparece un campo para escoger el precio al que se desea vender (PVP, Distribuidor, etc.) y el botón
que actualiza el precio de la factura al precio seteado en este listado.Por último aparecen los campos de Cheque y Cuenta, que son informativos y sirven para ingresar el número de cheque y cuenta de donde proviene el pago o cobro.
Descuento
En esta sección se ingresan los descuentos, tanto de la base del IVA 12% como del IVA 0%. Con el botón de la flecha hacia la derecha, los valores se transforman en porcentajes con respecto a la factura. El botón con la flecha hacia la izquierda hace lo contrario, transformando el porcentaje en valor.
El botón de Flete le permite calcular el total del flete.
Entrega
Esta pantalla es útil en empresas que realizan facturas a ciertos clientes para luego hacer la entrega de la mercadería a otras personas, tal es el caso de las floristerías. Consta de fechas de entrega y revisión de mercadería, el Departamento y Otro son campos que pueden servir para descripciones adicionales; Recibe contendrá el nombre de la persona destinataria de la mercadería; Entregado indica si la mercadería que ya se facturó llegó a su destinatario y Revisado indica si lo facturado ha sido inspeccionado antes de la entrega. Todos estos criterios servirán para obtener los reportes que se necesitan, según las características de cada empresa.
Cuotas
Si una factura se setea a Crédito, esta sección permite crear una tabla de amortización donde se ingresa el Número de cuotas, el Anticipo, el procentaje de Interés, el lapso de tiempo entre Cada Pago y cuando se Empieza a Pagar; el sistema calcula el Valor de las Cuotas, el Interés generado y el total de la Venta a Crédito; estas cuotas aparecerán como pagos pendientes en Cuentas por Cobrar.
Anexo Transaccional
En esta pantalla se ingresan todos los datos referentes al Anexo Transaccional, cuando una empresa es Contribuyente Especial.
Autorización
Esta sección permite ingresar los datos requeridos por el SRI cuando se tiene un sistema de facturación con comprobantes no preimpresos, tales como Autorización de Facturas, Autorización de Imprenta y la Serie de las Facturas. Además en la parte derecha se puede setear la prioridad de una factura y dos tipos de autorizaciones para el pago de la factura: Principal (que puede ser la que da la Gerencia) y Presupuestaria (la que permite el presupuesto de la empresa).
Adicionalmente en esta pantalla aparece una fila de botones que manejan la información de la siguiente manera:
Lleva al primer registro.
Lleva al registro anterior al que se está visualizando. 
Lleva al siguiente registro.
Lleva a la última registro existente.
Busca un registro con los criterios que se muestran en la siguiente pantalla:
Las opciones de búsqueda son variadas, tal como se muestra arriba; una herramienta importante es el buscador por componentes de texto, que facilita encontrar una determinada factura con letras que estén al comienzo, en cualquier parte o correspondan de manera exacta a la descripción del nombre de factura, por ultimo se puede exportar el resultado de la búsqueda a Microsoft Excel.
Imprime el registro visualizado.
Permite crear un nuevo registro.
Edita el contenido de un registro.
Este botón aparece cuando se crea o edita un registro y sirve para guardar los cambios realizados. 
Este botón aparece cuando se crea o edita un registro y sirve para deshacer los cambios realizados. 
Anula un registro creado. 
Permite visualizar el saldo del artículo marcado en la factura.
Despliega la pantalla de Artículos para manejar directamente la información de los mismos. 
Transforma un documento en su opuesto o en su consecución, siguiendo una lógica contable: La factura en devolución, la cotización en factura, la orden de compra en compra, la transferencia enviada en recibida y la recibida en enviada. 
Imprime la nota de entrega.
Despliega la pantalla de retenciones. 
Permite ingresar los datos de la guía de remisión y presenta la siguiente pantalla en donde se llenarán a mano solamente los datos del transportista, C.C. y placa del automotor.:
Crea el asiento del registro que se está visualizando.
Crea una nueva línea dentro del detalle del registro para ingresar nuevos artículos.
No hay comentarios:
Publicar un comentario